Pada artikel sebelumnya kita telah mengetahui garis besar mengenai Kaikaku / Kaizen Blitz hingga perencanaannya. Sekarang, kami akan membahas tentang proses dan penerapannya.

Proses Kaizen Blitz

Proses Kaikaku sejatinya didasarkan pada siklus Deming Shewhart (siklus PDCA), dengan fasilitator (biasanya konsultan) yang memimpin workshop-nya. Ide-ide perbaikan akan melalui siklus PDCA beberapa kali untuk membuat segala macam improvement yang disetujui oleh tim.

Biasanya, di hari pertama akan dihabiskan oleh tim untuk mengingatkan tentang proses, seven waste, 5S dan tools lainnya. Kemudian diikuti dengan tinjauan dari peta proses yang sudah dibuat, serta perbaikan yang diharapkan setelah Kaizen Blitz.

Tim tersebut dapat dibagi ke dalam sub-tim untuk menyelidiki tiap aspek yang berbeda. Tergantung pada ukuran area yang akan diperbaiki. Penerapan dan penanganan Kaizen Blitz di masing-masing area sub-tim akan sangat berbeda, tentu saja karena area kerjanya juga beda. Sangat jarang ada yang sama.

Selain itu, yang terpenting dalam tim, adalah untuk menjaga momentum. Jangan sampai tim menjadi stuck. Ingat, tujuan dari Blitz adalah untuk melakukan perbaikan sebanyak yang Anda bisa (dalam waktu sesingkat mungkin).

Sebagai contoh: Bila sementara tim sedang menunggu mesin akan dipindahkan sepanjang malam oleh bagian maintenance, maka mereka dapat memeriksa jumlah persediaan barang yang saat ini digunakan, maupun hal-hal lainnya sepanjang untuk improvement. Bukankah biasanya hal-hal seperti pergerakan mesin dan hal sejenisnya akan dilakukan sepanjang malam untuk memastikan mesin tersebut dapat berjalan baik di hari berikutnya? Jadi, jangan sampai tim ada yang mengganggur.

Perubahan layout dan perubahan proses juga harus diuji oleh tim untuk menyoroti masalah yang mungkin timbul. Selain itu, cara-cara dan standar kerja baru harus disepakati dan didokumentasikan.

Pada akhir event Kaizen Blitz, tim harus mempresentasikan kembali pencapaian dan penghematan yang sudah dilakukan ke manajemen. Tentu saja harus dengan data yang faktual.

Tindak Lanjut Kaizen Blitz

Setelah event Kaizen Blitz berakhir, fasilitator harus kembali untuk melihat hasil dari setiap tindakan perbaikan. Biasanya satu bulan setelah event Kaizen Blitz, dan dilakukan bersama seluruh tim yang terlibat.

Proses baru hasil Kaizen Blitz harus ditinjau bersama secara obyektif. Tentu harus berdasarkan pada data dan fakta di lapangan. Hal ini akan diulang selama 3 bulan atau lebih. Tergantung pada progress kemajuan yang dibuat.

Kaizen Blitz Sustainability

Masalah terbesar dengan Kaizen Blitz adalah mempertahankan improvement yang telah dibuat.

Sangat mudah bagi operator maupun karyawan non-tim untuk tergelincir dan kembali menggunakan proses sebelum adanya Kaizen Blitz. Selain itu, tim juga akan mudah berpindah fokus ke bagian lain dalam organisasi.

Sangat sering kami jumpai, dimana Kaizen Blitz hanya sekedar event tanpa dukungan budaya disiplin dan continuous improvement.

Dengan tidak adanya dukungan budaya terhadap Kaizen Blitz yang sedang berlangsung ataupun yang sudah berlangsung, maka event Kaizen Blitz akan menjadi sia-sia belaka. Meskipun Top Management mendukung penuh, tanpa budaya organisasi yang baik, Kaizen Blitz tak akan mampu bertahan lama.