Industri Pakan Ternak skala nasional menghemat IDR 8,6 Miliar melalui improvement maintenance yang terpadu.

Salah satu produsen pakan ternak berskala nasional sedang menghadapi problema. Walaupun salesnya meningkat, namun biaya maintenance-nya tiap tahun selalu mengalami kenaikan yang besar. Di tahun lalu, biaya maintenance-nya telah mencapai Rp 11,8 Milyar per tahun. Naik hampir tiga kali lipat bila dibandingkan dengan rata-rata maintenance cost selama 5 tahun sebelumnya.

Mengetahui hal ini, sang CEO yang baru menjabat memutuskan untuk menurunkan biaya maintenance sebagai langkah awal kepemimpinannya. Target awal yang dicanangkan adalah menurunkan biaya maintenance sebesar 40%.

Berdasarkan rekomendasi dari seorang koleganya, beliau menghubungi Integra. Kami meminta dilakukan business review untuk mengetahui akar permasalahan yang sebenarnya. Tak perlu menunggu lama, kami pun mendapatkan lampu hijau untuk memulai business review.

Issues Diagnoses

Business review dilakukan oleh tim Integra selama 3 minggu. Di akhir business review, diperoleh kesimpulan akar permasalahan sebagai berikut:

• Tingginya prosentase NVA (Non Value Added / pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah) di lingkup maintenance sebesar 48%.
• Tidak efektifnya sistem operasional perusahaan dalam menunjang sistem maintenance yang telah ada.
• Minimnya supervisi aktif dari manajemen dan rendahnya tingkat improvement yang dilakukan oleh bagian maintenance.

What We Did

Mengetahui bahwa akar permasalahan juga terletak pada manajemen, maka Integra menyarankan CEO untuk mensupervisi secara langsung progress improvement yang dilaksanakan. Sedangkan Integra bertindak selaku leader dari tim internal klien. Tim klien dipilih oleh top manajemen klien berdasarkan rekomendasi Integra atas peran dan tugas tiap anggota tim yang diperlukan.

Supaya performa maintenance dapat sesuai target, maka diperlukan beberapa aliran kerja yang terpisah. Kami mengidentifikasi perlunya improvement pada maintenance management, dan sparepart management.

Melalui maintenance management, karyawan terkait dilatih untuk menjalankan intisari maintenance, misalnya: inspeksi, planning, eksekusi, dsb. Kemudian, sistem maintenance management yang baru juga dirancang dan di install. Sistem ini memberikan pihak manajemen berbagai tools, sistem kontrol-aktif, dan juga metode penjadwalan sumber daya yang lebih efektif. Peran dan tanggung jawab karyawan serta manajemen terkait maintenance diperjelas dan dikalirifikasi ulang. Sehingga menghasilkan job description yang lebih terarah.

Untuk membuat perubahan tersebut melekat dalam perilaku dan kebiasaan karyawan, sistem KPI yang telah ada juga di revisi sehingga sejalan dengan perubahan yang dicanangkan.

Sistem operasional perusahaan yang tidak sesuai dengan perubahan juga ikut di perbaiki. ERP yang telah berjalan juga ikut disesuaikan. Penghalang antara bagian produksi, warehouse, dan maintenance diturunkan, sehingga komunikasi antar departemen berjalan lancar dan tidak birokratis (lamban). Perencanaan dan penjadwalan dibuat tiap minggu, dimana sebelumnya, lingkup dan peran utama pada beberapa proses antara bagian produksi dan maintenance dibuat lebih jelas.

Dalam spareparts management, alur kerja di analisa ulang. Beberapa potensi improvement juga di identifikasi, kemudian prosedur pembelian juga diperbaiki. Sehingga bagian maintenance secara aktif terlibat dalam pembelian suku cadang.

The Results Achieved

Pada tiga bulan pertama konsultasi berlangsung, breakdown turun dari rata-rata 24 kali/bulan menjadi rata-rata 4 kali/bulan. Volume dan intensitas pembelian spare parts juga turun, dan menyumbang 37% dari total penghematan.

Melalui improvement yang terpadu, dihasilkan penghematan total sebesar Rp 8,6 Miliar. Melebihi target 40% yang dicanangkan. Dari penghematan ini saja, perusahaan pakan ternak ini berhasil meningkatkan laba kotor sebesar 5,9% dibanding laba kotor tahun sebelumnya.