Banyak perusahaan menerapkan program “continuous-improvement”, kaizen, lean manufacture, Lean-sigma, ataupun berbagai macam nama lainnya. Namun ternyata masih sangat sedikit yang mengetahui tingkat pencapaian atas kerja kerasnya.

10 pertanyaan singkat dan terfokus di bawah ini dapat memberitahu tingkat pencapaian perusahaan Anda. Kami akui, bahwa hal ini tidak cukup mendetail. Namun setidaknya mampu menggambarkan secara global pencapaian program continuous-improvement di perusahaan Anda.

Para middle dan top management sangat perlu untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini. Sesuaikan jawaban Anda dengan kondisi aktual perusahaan Anda. Tak ada satu pun jawaban yang salah pada pertanyaan ini. Siapkan kertas, dan catat jawaban Anda.

1. Bagaimana persepsi atas peranan dan fungsi pabrik (manufaktur) di organisasi (perusahaan) Anda?

A. Pabrik membuat produk yang diminta oleh pusat perencanaan dan pada umumnya peningkatan produktivitas merupakan inisiatif top manajemen.

B. Kami berhasil membuat peningkatan yang besar dalam produktivitas di pabrik kami. Namun, peningkatan tersebut lebih dikarenakan belanja modal.

C. Kami secara aktif selalu menggunakan metode produksi alternatif, sehingga pabrik kami merupakan sumber utama peningkatan keuntungan maupun cost reduction bagi perusahaan (organisasi) kami secara terus menerus.

D. Pabrik kami merupakan salah satu sumber competitive advantage. Dengan pabrik tersebut, kami mampu memberikan produk lebih baik, dan lebih cepat dari competitor. Sekaligus dengan biaya yang juga jauh lebih rendah.

2. Bagaimana Anda mengendalikan biaya-biaya yang tidak memberikan nilai tambah (non-value-adding cost)?

A. Saat ini kami tidak melihat adanya biaya yang tidak memberikan nilai tambah

B. Saat ini kami hanya melihat beberapa biaya yang tidak memberikan nilai tambah.

C. Kami secara rutin dan berkala melakukan analisa terhadap biaya-biaya yang tidak memberikan nilai tambah. Sehingga kami sangat mengetahui potensi dari masing-masing pabrik yang kami miliki.

D. Kami memiliki sistem yang mampu mengidentifikasi dan mengontrol biaya-biaya yang tidak memberikan nilai tambah. Bahkan kami mengetahui biaya tiap line produksi maupun SKU (stock-keeping unit).

3. Pada bagian produksi yang manakah inisiatif continous-improvement di fokuskan pada pabrik Anda?

A. Kami coba selesaikan apapun permasalahan yang kami temukan.

B. Kami berfokus pada biaya yang tidak memberikan nilai tambah. Terutama pada biaya yang nilai nominalnya besar.

C. Kami fokuskan pada hasil analisa rutin mengenai biaya produksi yang tidak memberikan nilai tambah. Implementasi continuous improvement kami lakukan berdasarkan hasil analisa yang ada.

D. Kami memiliki proses sistemik yang dapat dilakukan saat itu juga, untuk mengidentifikasi biaya-biaya yang tidak memberikan nilai tambah, menganalisa penyebabnya, sekaligus implementasi solusinya. Solusi tersebut kami fokuskan pada pengembalian tertinggi dari biaya produksi yang tidak memberikan nilai tambah.

4. Sejauh mana kaitan antara produktifitas dengan penghematan keuangan di perusahaan Anda?

A. Jika kami ingin melaksanakan belanja modal yang besar, maka kami siapkan terlebih dahulu business case-nya.

B. Kami selalu menghitung terlebih dahulu keuntungan finansial atas tiap inisiatif terkait produktifitas, sebelum proyek produktifitas tersebut dijalankan.

C. Sebelum kami masuk terlalu jauh dalam memperbaiki akar permasalahan, biasanya kami kalkulasikan terlebih dahulu potensi penghematan yang terjadi. Jika penghematan tersebut bernilai cukup besar, barulah kami jalankan proyek produktifitas tersebut.

D. Kami menjalankan tiap gagasan produktifitas dari berbagai jalur saran-perbaikan yang kami miliki. Setelah sebelumnya, kami hitung biaya maupun tingkat produktifitasnya. Dengan cara ini, kami mampu melacak untung-ruginya pada keuangan kami.

5. Apa ambisi dan target Anda terkait batch-sizes dan durasi changeover?

A. Kami selalu berusaha memaksimalkan ukuran tiap batch untuk menghindari changeover. Selama tiga tahun terakhir, kami telah berhasil meningkatkan durasi changeover sekitar 30%.

B. Batch sizes dan durasi changeover sangat tergantung pada tiap line produksi. Kami maksimalkan tiap batch untuk menghindari changeover. Pada program percontohan, kami juga telah mengembangkan sistem perataan produksi untuk memudahkan dalam perencanaan changeover. Tahun kemarin, kami telah meningkatkan durasi changeover hingga 50%.

C. Kami gunakan perataan produksi sehingga kami berhasil mengurangi durasi changeover hingga 80%. Kebanyakan changeover hanya memerlukan waktu kurang dari 10 menit. Changeover bukan lagi faktor kunci ketika kami berfokus pada batch size.

D. Kebanyakan changeover yang kami lakukan hanya memerlukan waktu kurang dari 10 menit, sehingga kami bisa bekerja dengan fleksibilitas tinggi.

6. Sampai sejauh mana 5S diterapkan di pabrik Anda?

A. 5S diterapkan hanya di area tertentu dan inisiatif pelaksanaannya dikendalikan oleh pusat (top down).

B. Program 5S diterapkan di beberapa area percontohan. Operator telah mengerti peran maupun keuntungan penerapan 5S.

C. 5S telah berjalan lancar di tiap pabrik bahkan di tiap lini produksi.

D. 5S berjalan di tiap pabrik, pada tiap lini produksi, dan program 5S juga berjalan secara berkelanjutan dan diperiksa secara rutin dan terus-menerus oleh tiap –tiap operator.

7. Bagaimana program capability-building dilaksanakan di perusahaan Anda?

A. Kami mempercayakan pada seorang “continuous-improvement manager” untuk berperan secara administratif dalam meningkatkan pengetahuan mengenai Lean Manufacture ataupun program continuous-improvement lainnya. Manager ini bertugas membuat seluruh bagian organisasi memiliki kemampuan dan terlibat secara penuh dalam program Lean maupun continuous-improvement lainnya.

B. Kami memiliki tim yang terlatih dalam pengetahuan dasar Lean, seperti Root-Cause Analysis, Value Stream Mapping, Pareto Analysis, dan sebagainya. Lebih dari 30% manajer kami telah terlatih dalam hal ini. Kami juga memiliki sistem “bola salju” untuk menjamin bahwa efek pembelajaran nantinya akan mencapai level operator.

C. Kami memiliki organisasi khusus untuk “continuous-improvement”, yang bertanggung jawab untuk menerapkan Lean Tools. Mayoritas manajer kami telah terlatih untuk menjalankan pendekatan Lean Manufacture.

D. Tiap personel di perusahaan kami memiliki obsesi untuk menemukan akar permasalahan dari tiap persoalan. Tiap orang di perusahaan kami selalu bertanya pada diri sendiri, bagaimana supaya bisa lebih baik? Fungsi “continuous-improvement” telah terintegrasi pada tiap-tiap lini organisasi kami.

8. Siapakah sponsor ataupun pemilik gagasan awal dari tiap program “continuous-improvement” di pabrik Anda?

A. Plant Manager (manager pabrik), sehingga hasil “continuous-improvement” sangat bervariasi antara pabrik yang satu dengan yang lain.

B. Di sponsori oleh head of manufacturing (atau yang setingkat).

C. Di sponsori oleh regional head atau category head (atau yang setingkat).

D. Di sponsori regional head atau category head, namun CEO juga mendapatkan laporan secara berkala mengenai hal tersebut. CEO juga memiliki minat dan perhatian yang besar pada “continuous-improvement”. CEO juga ikut mendorong setiap program “continuous-improvement” di setiap pabrik kami.

9. Bagaimanakah penggunaan Key Performance Indicator’s (KPI) di pabrik Anda?

A. Kami selalu melacak beberapa indikator KPI, kebanyakan pelacakan ini dilakukan dengan melihat mundur kebelakang (backward looking).

B. KPI digunakan dan diposting tiap hari di lantai produksi.

C. KPI digunakan secara seragam dan sistematis serta mampu dilacak dari pusat.

D. KPI di perusahaan kami digunakan secara seragam, sistematis, terpusat, dan telah dikaitkan dengan kebutuhan bisnis organisasi.

10. Bagaimana program sharing pengetahuan best-practice dilaksanakan antar pabrik?

A. Pengetahuan best-practice di perusahaan kami telah didokumentasikan, namun belum dilaksanakan secara luas. Selain itu, sistem yang ada saat ini bisa di bilang cukup lama (tidak di update sesuai best practice).

B. Pengetahuan best-practice telah didokumentasikan, dan pada batas tertentu pengetahuan tersebut telah dibagikan juga pada pabrik kami yang lain.

C. Kami telah memiliki banyak pengetahuan best practice pada tiap-tiap pabrik kami dan telah di implementasikan secara luas di tiap-tiap pabrik kami.

D. Kami memiliki strategi yang sistematis untuk menciptakan pengetahuan best-practices secara terus-menerus, dimana kebanyakan best-practice tersebut telah mampu di implementasikan secara cepat di tiap-tiap pabrik yang kami miliki.

Setiap jawaban “A” bernilai 1, jawaban “B” bernilai 2, “C” bernilai 3, sedangkan jawaban “D” bernilai 4. Nilai 0 (nol) untuk tiap pertanyaan yang tidak Anda jawab.

Jumlahkan seluruh nilai jawaban Anda, jika total jawaban Anda bernilai:

Nilai 1-10 maka mengindikasikan bahwa perusahaan Anda berada di level 1 dari penerapan Lean Manufacture. Dengan kata lain, penerapan continuous-improvement di perusahaan Anda masih berada di tahap awal, dan masih banyak memerlukan peningkatan untuk menuju level world-class.

Nilai 11-20 mengindikasikan perusahaan Anda berada di level 2, dimana continuous-improvement telah menjadi salah satu elemen penting dalam bisnis dan operasional perusahaan.

Penting diketahui, bahwa diperkirakan 80% perusahaan berskala nasional di Indonesia masih berada di level 1 dan 2.

Nilai 21-30 mengindikasikan bahwa perusahaan Anda berada pada level 3. hal ini menunjukkan bahwa praktek continuous-improvement tidak hanya menjadi elemen penting, namun juga telah menjadi kontributor utama dalam bisnis perusahaan Anda. Perlu disadari, bahwa perusahaan Anda masih memiliki resiko kembali pada level 2 ataupun level 1 jika tidak mampu secara terus-menerus memperbaharui program yang telah berjalan.

Nilai 31-40 mengindikasikan bahwa perusahaan Anda berada pada level 4. Dimana ini merupakan level world-class. Pada tahap ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda telah membuat continuous-improvement menjadi sumber keunggulan kompetitif.

Jadi, berada pada level manakah perusahaan Anda?

Panji R.
Managing Director
Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya.