Produsen spareparts roda dua sukses menghemat 4,1% omzet tahunan dari implementasi sistem SCM dan operasional yang terintegrasi.

Manufaktur produsen spareparts otomotif sepeda motor ingin lebih ramping (lean) dalam operasionalnya. Pemicu keinginan tersebut dikarenakan adanya sejumlah persyaratan dari main customer yang mutlak harus dipenuhi. Ketatnya persaingan di industri otomotif roda dua, mau tak mau, juga mengharuskan perusahaan ini untuk segera berubah dan beradaptasi.

Perampingan tersebut difokuskan pada reduksi biaya pada purchasing dan operasional. Selain itu, mereka juga berharap dapat sekaligus mengimprove proses produksi serta meningkatkan profitabilitas perusahaannya.

Tak ingin mengecewakan customer, perusahaan ini memutuskan menggandeng Integra sebagai konsultan pada proyek ini.

Issues Diagnoses

Merespon permintaan klien, Integra pun melaksanakan business review sesuai pada fokus yang telah disepakati. Setelah 6 minggu melakukan business review, ditemukan beberapa akar persoalan utama, yaitu:

  • Mid manajemen level supervisor cenderung pasif dalam mengatasi setiap persoalan di lingkungan kerjanya.
  • Sistem kompetisi internal yang diterapkan tidak tepat sasaran, sehingga menyebabkan timbulnya silo mentality. Hasilnya, silo mentality sangat lumrah di jumpai pada tiap departemen dan divisi. Hal ini pula yang menyebabkan tingginya ketidakpercayaan internal organisasi pada angka atau data yang diberikan oleh departemen lain. Sistem ERP yang dikembangkan secara internal, juga turut andil melanggengkan mentalitas ini.
  • Inventory management yang telah berjalan tidak lagi memadai dan sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Material control juga tidak berjalan dengan mulus dan terindikasi menyebabkan tingginya ketidak-akuratan stok pada inventory.
  • Laporan dan data pada manajemen tampak sesuai dengan fakta di lapangan, namun sebenarnya tidak. Karena sering ditemukan adanya rework data ataupun penyesuaian-penyesuaian lainnya yang dibuat untuk mempercantik kinerja ataupun menghindari sanksi.
  • Ditemukan banyak lost-time dan overtime karena tingginya non-value-added dalam pekerjaan operator, supervisor, hingga level manager.
  • Tidak adanya proses perencanaan yang terintegrasi antar departemen dan divisi. Menyebabkan proses fire fighting kerap dijalankan untuk menyelesaikan setiap persoalan yang muncul.

What We Did

Bersama dengan seluruh jajaran karyawan, serta di dukung dengan komitmen top manajemen secara penuh, maka tim Integra merancang sistem baru yang sesuai dengan kapasitas dan tujuan perusahaan. Instalasi sistem baru ini dilakukan bersama-sama antara tim Integra dengan tim internal klien yang di pimpin langsung oleh COO perusahaan.

Sistem SCM yang baru, di install dengan menggunakan metodology Span of Control serta Internal Control System. Metode evaluasi inventory yang baru juga di implementasikan. Sementara itu, tools dan metode untuk mereduksi inventory secara lebih efisien, juga diadopsi ke dalam sistem yang telah ada.

Sistem operasional perusahaan dikembangkan dengan menambahkan fitur pengendalian lembur (overtime). Untuk menjamin kelangsungan improvement dalam jangka panjang, overtime juga dimasukkan sebagai salah satu indikator kinerja dalam KPI yang telah ada.

Skills Flexibility Matrix dikenalkan dan dipergunakan untuk memantau kompetensi karyawan. Change Management juga diterapkan untuk meminimalisir resistensi atas penolakan terhadap perubahan yang dicanangkan. Training dan coaching terkait change management dilaksanakan secara berkala sesuai tahapan perubahan yang dibutuhkan.

The Results Achieved

Melalui kerjasama yang erat dan apik antara tim Integra dan tim klien, memberikan hasil yang sangat memuaskan bagi manufaktur spareparts ini. Dukungan dan kesediaan top manajemen dalam memberi teladan, merupakan salah satu andil yang besar atas kesuksesan proyek improvement ini.

Sekarang, produsen spareparts ini telah memetik hasil kerja kerasnya. Proyek improvement ini berhasil menurunkan overtime rate sebesar 67% pada lini produksi. Level inventory juga berhasil dipangkas, dan dihasilkan reduction sebesar 28%. Di sisi lain, biaya-biaya terkait purchasing sukses direduksi sebesar 13%.

Bila dirupiahkan, keseluruhan penghematan tersebut senilai 4,1% dari rata-rata omzet tahunannya.