Blog dan Artikel Manajemen :
Kaizen Blitz (Kaikaku) bagian I
Apa itu Kaizen Blitz?
Kaizen Blitz (Kaikaku) adalah suatu kegiatan improvement yang mencoba untuk memberikan perubahan dan perbaikan dalam waktu singkat, biasanya 4 atau 5 hari. Kegiatan terobosan ini bertujuan untuk memberikan sebuah lompatan dalam kinerja perusahaan Anda.
Kegiatan ini memerlukan tim yang dibentuk khusus dan anggota tim-nya dibebaskan dari semua tugas lain selama Kaizen Blitz berlangsung. Tujuannya tentu saja supaya setiap anggota tim berkonsentrasi penuh hanya pada kegiatan Kaizen Blitz dan memberikan performa terbaiknya.
Tim Kaizen Blitz harus memiliki anggota dari daerah/departemen di mana kegiatan Kaizen Blitz difokuskan. Selain itu, setiap anggota tim didorong penuh untuk membuat perubahan yang dirasa perlu, bahkan mereka diberikan keleluasaan mengambil keputusan. Sehingga tim Kaizen Blitz tidak perlu terus-menerus meminta izin untuk setiap perubahan kecil.
Manfaat Kaizen Blitz Manfaat utama dari Kaizen Blitz, adalah cepatnya improvement dilakukan. Biasanya tercapai peningkatan produktivitas antara 20% sampai 100% dalam waktu seminggu. Bahkan pada beberapa kasus, Kaizen Blitz mampu mengurangi lead dari beberapa minggu menjadi hanya satu atau dua hari. Selain itu, Kaizen Blitz juga mampu mengurangi penggunaan ruang pabrik sebesar 50% atau lebih. Kaizen Blitz ini mampu memberikan manfaat dari lean manufacturing atau 5S dalam waktu yang sangat singkat.
Merencanakan Kaizen Blitz
Kegiatan Kaizen Blitz tidak tiba-tiba terjadi! Namun, harus ada sejumlah besar persiapan sebelum setiap kegiatan Kaizen Blitz. Bisa dibilang, butuh persiapan yang spesial, karena tiap kegiatan Kaizen Blitz memiliki detail yang berbeda namun memiliki alur yang mirip.
Kurang lebih dibutuhkan waktu satu hari untuk kunjungan diagnostik. Dalam kunjungan tersebut dilakukan pemilihan area improvement, melakukan dan mengukur review untuk improvement, dan mengkalkulasi ekspektasi improvement yang akan terjadi.
Selama periode ini, juga dilakukan pengumpulan data terkait keperluan kegiatan Kaizen Blitz. Setelah itu dilakukan seleksi untuk membentuk sebuah tim Kaizen Blitz dan mereka dibekali dengan training selama 2-3 hari mengenai topik Process Mapping, 7 waste, 5S dan berbagai Quality Tools (menurut pengalaman kami, cukup dengan 7 tools).
Process Mapping pada training ini haruslah sesuai dengan kondisi sebenarnya di lokasi rencana pelaksanaan Kaizen Blitz.
Kemudian, training diakhiri dengan presentasi mengenai rencana dan ekspektasi kegiatan Kaizen Blitz di hadapan Top Management. Setelah selesainya presentasi, Top Management harus memberikan keputusan dan persetujuan dengan segera. Ya atau tidak.
Dalam tim Kaizen Blitz (disarankan) juga disertakan pengawas (supervisor purchasing/keuangan), sehingga nantinya dapat dipastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan memang benar-benar digunakan untuk keperluan improvement dalam masa Kaizen Blitz.
Selama masa persiapan ini, dilakukan pengumpulan data, memastikan adanya persediaan, memastikan dukungan dan ketersediaan staf, pembelian alat-alat yang diperlukan, dan lain sebagainya. Sebelum tanggal pelaksanaan, fasilitator (biasanya konsultan) melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa segalanya akan berjalan lancar sesuai rencana serta semua kebutuhan Kaizen Blitz terpenuhi.
Bersambung.