Cemas hilang, margin bertambah. Study case produsen furnitur skala menengah.

Perusahaan furnitur skala menengah ini, benar-benar menerapkan falsafah “Customer is King”. Produsen furnitur knock down ini selalu berusaha sekuat tenaga untuk memuaskan keinginan customernya. Termasuk dalam hal delivery.

Semakin tingginya volume permintaan customer, dan sebagai upaya menghindari late delivery, membuat perusahaan ini menambah pekerja paruh waktu. Cara ini ditempuh dan di ulang selama bertahun-tahun. Hasilnya: customer terpuaskan, dan permintaan semakin meningkat!

Namun upaya tersebut justru membuat manajemen menghadapi dilema baru. Profit margin perusahaan tersebut semakin lama semakin menipis. Berbanding terbalik dengan peningkatan volume penjualan yang terjadi. Manajemen perusahaan ini sadar, bila kondisi ini dibiarkan, maka perusahaan justru mengalami kerugian walaupun salesnya sedang tinggi.

Tak ingin mengalami proses trial and error, perusahaan ini memutuskan untuk menggunakan bantuan pihak eksternal dalam memecahkan persoalannya. Mengetahui tentang Integra dari situs internet, manajemen perusahaan ini pun mengundang tim Integra untuk membantu menyelesaikan persoalannya.

Issues Diagnoses

Sebelum proses improvement berjalan, Integra melakukan business review untuk mendiagnosa kondisi klien. Adapun hasil business review adalah sebagai berikut:

  • Rata-rata waktu yang diminta oleh customer dari sejak menempatkan order hingga pengiriman produk sangatlah sempit. Sedikit lebih pendek dari lead time perusahaan dalam kondisi berjalan normal.
  • Tidak adanya sistem maintenance yang memadai.
  • Inventory management tidak berjalan dengan baik. WIP selalu menumpuk tinggi di sepanjang line produksi, dan stok produk serta raw material juga sangat tinggi, sehingga menyebabkan rendahnya tingkat perputaran modal.
  • Pergantian shift memerlukan waktu lama. Rata-rata diperlukan waktu 110 menit untuk berganti shift kerja.
  • Tidak ada pelatihan bagi level supervisor, selain itu, peran dan tanggung jawab level supervisor tidak terdeskripsi dengan tepat dan jelas.
  • Proses packing yang dilakukan secara manual tidak terstandar, baik metode maupun waktu yang diperlukan.

What We Did

Bekerja bersama dengan tim internal klien, Integra bahu-membahu menyelesaikan setiap persoalan sesuai target dan tujuan yang ditetapkan. Sistem operasional yang baru, dirancang dan di install pada perusahaan klien. Sistem ini mengatur operasional perusahaan mulai dari aspek maintenance, inventory, hingga proses produksi dan pengemasan. Setiap level manajemen dilatih untuk menggunakan sistem operasional yang baru ini.

Dengan sistem operasional yang baru ini, maka setiap level mulai dari team leader, foreman, hingga direksi mampu melihat dan mengelola rencana produksi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Sistem pelaporan yang baru juga diterapkan untuk menstandarkan pelaporan antar departemen.

Metode dan tools pengendalian serta pengukuran kinerja juga diajarkan pada manajemen, sehingga manajemen mampu mengetahui sejak dini potensi penyimpangan, dan mampu melakukan tindakan intervensi yang dibutuhkan.

Pelatihan train the trainer juga dilaksanakan secara sistematis supaya peserta dapat mengajarkan ketrampilan yang dimilikinya pada para pekerja baru. Diharapkan hal ini akan mampu mempertahankan perubahan positif yang telah terbentuk di perusahaan untuk waktu yang lama.

Mekanisme baru dalam pergantian shift juga di implementasikan. Sehingga dapat memotong lead time yang ada.

The Results Achieved

Penerapan sistem yang baru ini menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar 14%, dan diperkirakan bertambah seiring terbiasanya karyawan dan manajemen.

Efisiensi mesin juga ikut meningkat sebesar 26%, memberikan tambahan manfaat akan proyek improvement ini. Sementara itu, durasi pergantian shift berhasil menyusut menjadi rata-rata 10 menit saja.

Secara total, output produksi tiap satuan waktu (thoughput) mengalami peningkatan sebesar 28% dan menghilangkan kecemasan manajemen akan late delivery. Kini manajemen perusahaan furnitur ini kembali menikmati margin yang mereka harapkan.